Regla firma correo electrónico
CatalàTodos tenemos una firma en nuestro correo electrónico con los datos de contacto personales, de empresa y, incluso, quizás algún flash publicitario. En un entorno de trabajo en equipo y múltiples dispositivos, la configuración de esta firma de correo electrónico puede llegar a ser un calvario. Ir usuario por usuario, aplicación por aplicación, dispositivo a dispositivo a configurar la firma… Que todos tengan la misma para dar una buena imagen corporativa es básico. Preguntad a vuestro departamento de marketing o de estrategia de negocio que piensan de que cada uno tenga una firma de empresa diferente o como aprovechar este espacio para ofrecer un mejor servicio al cliente o bien. Es un espacio para nuestra marca.
No me meteré en temas de estrategia, diseño o contenido de la firma, pero si en facilitar la configuración de esta firma a nivel global del servidor de correo electrónico Microsoft Exchange.
Para añadir la firma a los correos electrónicos lo podemos hacer de dos maneras:
- Una de más básica, mediante las propias herramientas del servidor de Microsoft Exchange. Es la opción que se describe en esta entrada.
- Más completa, fácil de utilizar y que gusta mucho a los departamentes de marketing; mediante la aplicación de Exclaimer Signature Manager Exchange Edition.
La configuración descrita en esta entrada está basada en Microsoft Exchange 2013 y Microsoft Exchange Online (Office365), sin embargo, esta funcionalidad, con más o menos opciones avanzadas, está disponible desde la versión Microsoft Exchange 2007.
Configurar regla de correo para firma
Desde el Centro de Administración de Exchange, en el menú de la izquierda, hacer clic en Flujo de correo.
La primera opción ya corresponde a la configuración de las Reglas que es donde se configura qué se tiene que hacer con una entrada o salida de correo electrónico. En este caso, añadir la firma corporativa con los datos del usuario remitente.
Hacer clic en el botón Agregar (símbolo de +) para crear una nueva regla. Se despliega un menú con diferentes opciones. Hacer clic en la primera opción, Crear una nueva regla.
Se abre una nueva ventana para crear una nueva regla. Indicar el nombre, por ejemplo, firma de correo.
Se tienen que configurar dos filtros: Cuando se aplica la regla y qué tiene que hacer:
Aplicar esta regla si… Se especifica cuando se tiene que aplicar la regla. Encontramos diferentes opciones a filtrar según la necesidad que tengamos:
- El remitente es
- El destinatario es
- El remitente está ubicado dentro o fuera de la organización
- El destinatario está ubicado dentro o fuera de la organización
- El remitente es un miembro de
- El destinatario es un miembro de
- El asunto o el cuerpo incluye
- La dirección del remitente incluye
- La dirección del destinatario incluye
- El contenido de cualquier documento adjunto incluye
- O bien todos los mensajes
Como que se quiere añadir una firma a todos los correos que salen de la empresa, seleccionar la opción El remitente está ubicado…
El filtro pide donde tiene que estar ubicado el remitente: dentro o fuera de la empresa. Seleccionar dentro y hacer clic en el botón Aceptar.
Se puede jugar con las opciones que el remitente sea alguien en concreto o que pertenezca a un grupo para afinar la regla.
La acción a realizar será… Hacer lo siguiente. Es decir, se especifica que tiene que hacer el servidor cuando se cumpla el filtro anterior:
- Reenviar el mensaje para su aprobación a otro destinatario
- Redirigir el mensaje a otra dirección
- Rechazar el mensaje con una explicación
- Borrar el mensaje sin decirlo a nadie
- Enviar una copia oculta del mensaje a otra persona
- Anexar un aviso de responsabilidad
¡Uy, quizás se os han abierto los ojos! Para la firma de correo, seleccionar la opción Anexar un aviso de responsabilidad.
Hacer clic en la opción Escribir texto para indicar qué tiene que poner, claro.
No esperéis un entorno de edición completo. Encontraréis un cuadro de texto donde se tiene que escribir o pegar el mensaje que se quiere añadir a cada correo electrónico. Se puede utilizar código HTML para dejarlo más bonito. Combinado con las siguientes variables para identificar cada usuario. Los datos de estos campos salen de lo que hay informado en la cuenta del Active Directory para cada usuario. Las variables se abren y se cierran con dos símbolos %%:
- DisplayName
- FirstName
- Initials
- LastName
- Office
- PhoneNumber
- OtherPhoneNumber
- Street
- POBox
- City
- State
- ZipCode
- Country
- UserLogonName
- HomePhoneNumber
- OtherHomePhoneNumber
- PagerNumber
- MobileNumber
- FaxNumber
- OtherFaxNumber
- Notes
- Title
- Department
- Company
- Manager
- CustomAttribute1 to CutomAttribute15
Por ejemplo, para añadir el nombre y la dirección de correo electrónico, el código a pegar por un formato normal de texto sería:
%%DisplayName%% %%Email%%
O bien, como lo que muestra la fotografía combinando código HTML. Hacer clic en el botón Aceptar para guardarlo.
El sistema permite encadenar más acciones haciendo clic en el botón Agregar acción.
Establecer una prioridad de ejecución a la regla si hay más de una regla, auditar su ejecución, establecer el modo de ejecución (exigida) y establecer una franja de ejecución de la misma.
Como en toda configuración de reglas enlazadas, se permite indicar si no se bloquea la ejecución de más reglas. Las últimas dos opciones se refieren al comportamiento del mensaje si hay problemas con la regla y donde se busca la dirección del remitente, por defecto en el encabezado. Se pueden dejar por defecto.
Hacer clic en el botón Guardar para crear la regla.
Se ha creado y activado la nueva regla. Desde este apartado se puede deshabilitar la regla, marcando el checkbox de Activada para evitar ejecutar su ejecución sin necesidad de borrarla.
Comprobar el funcionamiento de la regla
Desde un cliente del Exchange, por ejemplo Microsoft Outlook Web App. Tener en cuenta que no se tiene que configurar nada en el cliente, simplemente crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Escribir con normalidad el correo, el usuario NO verá ninguna firma ni nada diferente, y hacer clic en Enviar.
En cambio el receptor del mensaje ve la firma que ha añadido la regla de firma de correo.
A partir de aquí, imaginación al poder para crear firmas chulas.
Nota personal sobre la firma de correo
De este sistema hay una cosa que no me termina de gustar demasiado: si se contesta el correo encadena el texto al final del correo electrónico, y para mi gusto, estéticamente queda feo.
En estos casos, hay que combinar un poco las reglas de excepción y alguna etiqueta que nosotros conozcamos en el código de la firma. Con este código se puede crear una excepción a la regla de que si lo encuentra no lo aplique.
Desde el Centro de Administración de Exchange, hacer clic en Flujo de correo > Reglas. Seleccionar la regla, hacer clic en el botón Modificar (el lápiz).
Hacer clic en el botón Agregar excepción.
De la lista, seleccionar una característica que nos venga bien, por ejemplo, el Asunto o el cuerpo. Otra vez seleccionar qué debe tener: el asunto incluye cualquiera de estas palabras.
Añadir parte del código de la firma que se ha puesto para obviarla. Recordar NO poner las variables en este apartado ya que se han combinado, puede ser cualquier parte del código, por ejemplo la dirección que hace referencia a una foto o al perfil de empresa, etc… Hacer clic en el botón Agregar a cada palabra que debe encontrar y en el botón Aceptar cuando esté todo correcto.
Volvemos a guardar las modificaciones haciendo clic en el botón Guardar. En la foto se ha puesto la excepción de la ruta de una imagen de la firma del correo electrónico.
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Si en un tenant tienes mas de una dominio como se crearia la regla, para que cada dominio tenga su firma.
Saludos
Hola Marcelo, al crear la regla, cuando pide aplicar esta regla, selecciona que la dirección del remitente incluye… y ahí pones el dominio.
Saludos,
es muy bueno y bien explicado aunq la ultima parte no la entendi bien y creo q es por lo q se responde el correo la firma no se aprecia bien, queria preguntar como se eliminan las firmas si se aplica esta regla de manera masiva
Simplemente deshabilitando o borrando la regla. No es que hagas ninguna configuración a cada usuario, simplemente cuando el correo pasa por el connector de envio se le añade dicha información. Al desactivarla deja de añadir la información.
habrá forma de que el usuario vea su propia firma?
Si la firma la creas a nivel de transporte de Microsoft Exchange, el usuario no visualiza la firma que se incrusta. La explicación es que la firma se monta en el lado servidor, cuando este recibe el correo electrónico del usuario, antes de enviarse al servidor de destino.
No en el apartado cliente que es donde interviene el usuario.
Al configurar este tipo de reglas se debe especificar a los usuarios, ya sea manualmente o por GPO, que no utilicen firmas de correo. Por otra parte, se consigue que todas las firmas sean corporativas, dando una imagen coherente al exterior. Que me he encontrado de todo en este mundo.
Saludos,
Excelente explicación…., cómo se puede obligar al usuario que no agregue firma usando GPO?
Con una GPO de Outlook, modificando la opción de «Desactivar firmas para los usuarios». Me apunto para preparar un artículo al respecto.
Saludos,
Buenos días Josep Maria,
primero que nada, muchas gracias por el artículo. Realmente es lo que necesitaba. Está muy bien explicado y es muy útil.
Solo una duda. Es posible añadir la foto de cada usuario en esta firma?
Muchas gracias de antemano!
No lo he probado nunca, pero entiendo que si la tienes guardada el atributo del Active Directory solo tienes que referenciarlo. Una buena prueba a realizar.
Muy bueno, pero tengo una consulta. Si quiero incluir alguna imagen donde la debo de copiar en el server de Exchange.
Gracias
No, la debes colgar en un servidor Web y referenciarla por código. Todo tiene sus limitaciones.
Muchas gracias, me fue de gran ayuda.
Hola,
yo la tengo colgada en onedrive y pongo como src=»https://…» y no me la coge, como si no la encontrara.
¿sabes que puede ser?
Gracias.
Recuerda que en según que partes de OneDrive debes autenticarte para que se visualizen los datos.
Lo acabo de implementar y me ha resuelto un tema que tenia pendiente, pues cada usuario estaba creando su firma de la mejor forma que pudieran.
Ahora debo ver como trabajar con delegación de buzones para que sea un delegado con firma, responda a correos del jefe.
Muy bien Walter, sigue adelante.
Perfecto tutorial que amplía y mucho la documentacion de Microsoft.
Solo me queda una duda en el caso de buzones compartidos, es posible cargar las variables del usuario que envia? porque me carga las del buzon compartido.
Gracias de antemano
Lo he implementado a la perfeccion, excelente aporte. Sabes si existe algun modo de eliminar las firmas que ya tienen creada los usuarios en outlook?
Josep, buena noche
Excelente manual, quería preguntarte de qué forma se puede forzar esta regla, para que la firma se adjunte justo debajo de cada respuesta o reenvío del mensaje.
Quedó atento, gracias
Buenas Josep,
Me gustaría saber si hay opción para que la firma SIEMPRE salga después de cada contestación. Con tu excepción, lo único que hace es que la firma no vuelva a aparecer. Un saludo.
Hola:
Gran explicación, lo apliqué hace un tiempo y va perfecto, pero en mi organización ha surgido un problema con los correos de respuesta o reenviados, y es que tengo usuarios que quieren que aparezca la firma justo despues de su correo, y no al final del hilo, sabes si se puede hacer de alguna manera?
Muchas gracias.
Bones Josep, molt bon post, pero me encuentro con un problema tal vez mala configuración o algo que paso por alto, cuando hay una cadena de mensajes, por ejemplo yo envió un correo (se incrusta mi firma) y otra persona de mi organización contesta ( se incrusta su firma) pero se incrusta al final de toda la cadena de mensajes debajo de la mía no en el nuevo mensaje, no se si me explico… ( y queda un poco raro),
Un saludo y gracias por tus posts!!
Hola, primero felicitarte por el artículo, es muy bueno!
Ahora dos consultas:
1. Cuando utilizo las reglas para poner las firmas, éstas se incluyen siempre al final, pero no al final de lo que yo he escrito, sino al final de toda la cadena de emails. Esto queda especialmente mal cuando hay varias entradas en la cadena de emails y tú actúas después, que tu firma se va abajo del todo (si te parece me escribes un email y cuando te conteste verás el efecto)
2. Si en la cadena de emails ya ha contestado alguien de mi organización mi firma ya no aparece, pues encuentra el texto «trampa» para la excepción
¿Cómo puedo resolver estos dos problemas? Para el punto uno se me ocurre anteponer la firma al cuerpo, pero nunca me ha gustado, queda muy agresivo
Hola, excelente artículo, me ha ayudado mucho, únicamente una pregunta, si un usuario de la organización envía un correo, se adjunta su firma, pero si un compañero de la misma organización responde, la firma del segundo no se anexa al hilo de correo, puesto que, en este caso la imagen de la firma, ya aparece en la que envía el primer correo, por lo que cumple el criterio de excepción. ¿Habría alguna manera de que se pueda anexar la segunda firma en estos casos?
Muchas gracias!
Muchas gracias,
Ha funcionado perfectamente.
Muy bien explicado y estructurado.
Buenas Tardes Josep,
Muy clara y útil la guía que armaste. Nos ha servido mucho. Pero nos surgió un problema:
cuando se responden o reenvían mails la firma se agrega siempre al final de toda la cadena de mails y no al final del mensaje.
¿tuviste este problema? ¿como lo resolviste?
Gracias!
Buenos días,
como puedo hacer para que la firma que coloque no aparezca al final de los correos que respondo, como le debo hacer para aparezca después de lo que escribo en el correo, actualmente para todos los correos aparece hasta el final.
Muy buen artículo, tengo una consulta cómo hago para anexar la firma cuando yo contesto un correo, sólo me ae anexa cuando envío un correo nuevo mas no cuando contesto uno
hola, estoy implementando esta firma, solo me queda una duda en el caso que en usuario responda un correo del cliente como le agrego la firma?
es una respuesta a uno o varios usuarios externos.
Buen dia
Como puedo adiccionar las fotos de perfil, yo cree una sola regla para toda mi organizacion y le anexe los campos, pero cada persona tiene su foto de perfil y ya las tengo en un servidor web pero no se como integrarlas
Realmente un artículo de gran ayuda, pero hay un punto que no llego a configurar correctamente.
Sí activamos para que excluya estamos eliminando la firma de nuestros correos teniendo en cuenta que ya estaba con anterioridad.
El problema que encuentro es que la firma siempre se incluye al final de hilo de correo y no al final de cada una de nuestras respuestas o reenvíos.
Correcto, es la limitación de aplicarlo en estas reglas.