Plantillas administrativas de Microsoft Office
CatalàLas plantillas administrativas de Microsoft Office nos ayudan a parametrizar la configuración de la suite Microsoft Office de forma centralizada, homogeneizando las configuraciones en todos los usuarios de golpe. De esta forma, desde el Departamento de IT, se pueden configurar, o cambiar, masivamente los parámetros comunes o obligatorios en todos los usuarios de golpe.
Me explico con un ejemplo muy común en las empresas. El uso de plantillas de corporativas de Microsoft Word, con sus encabezamientos, tipografías, etc… Una opción, sería copiar estas plantillas, proporcionadas por el departamento de marketing, a todos los usuarios por su uso. El problema es cuando hay un cambio, ¿cuál es la versión buena? ¿Han actualizado todos los usuarios? La solución pasaría por ir a la configuración del Microsoft Word de todos los usuarios a modificar la ruta de plantillas de grupo para que apunte a un recurso centralizado de la red donde siempre haya las últimas versiones de las plantillas y que los usuarios ven directamente al crear documentos. ¿Y si me dejo usuarios? ¿Y si entran usuarios nuevos? Se tiene que modificar uno por uno.
Finalmente, la otra opción es utilizar las plantillas administrativas de Microsoft Office, creando una política de Active Directory que realice estas modificaciones en la configuración de todos los usuarios. En la situación anterior sería la más eficaz y que menos dolores de cabeza nos comportará.
Utilizar las plantillas administrativas de Microsoft Office con Active Directory
Para instalar las plantillas en los controladores de Active Directory, primero se tienen que conseguir en la web de descargas de Microsoft. Hay un paquete de plantillas para cada edición de Microsoft Office. La descarga sólo es inglés, pero no sufráis, que dentro hay todos los idiomas. A continuación os dejo los enlaces actuales de las diferentes ediciones, hacer clic en el enlace que corresponda la versión de Microsoft Office a gestionar con políticas de grupo
Al hacer clic en el botón Download, se abre una ventana donde se ubican dos archivos con las plantillas correspondientes a la arquitectura de Microsoft Office x86 para los 32 bits y x64 para los 64 bits. Seleccionar el que corresponda y hacer clic en el botón Siguiente.
Una vez descargado el archivo, se tiene que descomprimir, basta ejecutarlo haciendo clic dos veces sobre él.
Aceptar los términos y condiciones y hacer clic en el botón Siguiente.
Indicar la carpeta donde descomprimir los archivos correspondientes a las plantillas administrativas de Microsoft Office. Hacer clic en el botón Aceptar.
Se realiza la descompresión de los archivos de las plantillas administrativas de Microsoft Office y se informa que se ha acabado. Hacer clic en el botón Aceptar para dar por finalizada la extracción.
Localizar la carpeta donde se han descomprimido las plantillas administrativas de Microsoft Office. Dentro encontraréis dos carpetas con los archivos en sí de las plantillas administrativas de Microsoft Office:
- Admin – Políticas para utilizar con la herramienta de personalización de Office.
- Admx – Políticas para distribuir mediante directivas de grupo de Active Directory. Son las que nos interesan.
y un archivo Excel con los múltiples parámetros que hacen referencia a las plantillas con su ubicación y que es de gran ayuda a la hora de averiguar donde está el parámetro que se quiere modificar.
Para poder utilizar las plantillas administrativas de Microsoft Office en el Active Directory, se tiene que copiar el contenido de la carpeta ADMX, no la capeta en sí, en el repositorio de políticas centralizado de Active Directory o en el repositorio de políticas de cada equipo que tenga que administrarlas, ya sean los controladores de Active Directory, como servidores o equipos de escritorio con las herramientas instaladas desde donde se modifican las directivas.
El repositorio local está ubicado en la carpeta del sistema operativo Windows\PolicyDefinitions.
Con un Explorador de Windows mismo se puede copiar el contenido dentro.
Configuración de una directiva con las plantillas administrativas de Microsoft Office
Para abrir la consola de administración de directivas de grupo de Active Directory se puede hacer directamente de la carpeta de herramientas administrativas del menú de inicio; o bien desde el administrador del servidor, en el menú de la parte superior derecha, hacer clic en Herramientas y en Administración de Directivas de Grupo.
Localizar el bosque, dominio y carpeta de Objetos de directiva de grupo.
Botón derecho sobre la carpeta y hacer clic en Nuevo.
Indicar el nombre de la nueva directiva de grupo, por ejemplo, Microsoft Office 2016 Empresarial. Hacer clic en el botón Aceptar.
Se ha creado la nueva directiva en blanco. Para modificarla, botón derecho sobre ella y hacer clic en Editar…
Si no se han cargado en el repositorio las plantillas administrativas de Microsoft Office no se visualizará ninguna configuración al respecto. Se puede probar desplegando, tanto en la parte de equipo como la de usuario, las Directivas, Plantillas administrativas.
Si la carga de las plantillas ha sido correcta, desplegando las carpetas de Plantillas administrativas, tanto del equipo como del usuario, ahora aparecen las carpetas correspondientes de Microsoft Office.
Todo listo para modificar los parámetros necesarios de la suite Microsoft Office. A partir de aquí imaginación o necesidad al poder.
A nivel de equipo encuentro interesante controlar las Actualizaciones del paquete de Office. Configuración del equipo > Directivas > Plantillas administrativas > Microsoft Office 2016 (Equipo) > Actualizaciones. Donde se puede habilitar que haga la actualización y la ruta donde se tiene que sacar estas actualizaciones. Podéis ver la entrada sobre la instalación de Microsoft Office 2016 Professional de Office 365.
A nivel de usuario es donde se controlan la gran mayoría de parámetros de uso del paquete. De forma general, las partes comunes entre las aplicaciones, desde la carpeta Microsoft Office 2016 y de forma más particular, aquellas partes únicas en cada aplicación, para cada paquete que conforma la suite: Word, Excel, Access, OneNote, PowerPoint, Outlook, Project, Publisher, Visio y Skype Empresarial.
Modificar la ruta de plantillas de grupo de Microsoft Office para directiva de grupo de Active Directory
Como comento en el inicio de la entrada, una opción muy habitual en el entorno empresarial es disponer de plantillas corporativas iguales para todos. No iremos configurando todos los usuarios uno a uno, cargando y actualizando las diferentes versiones de plantillas, ¿verdad?
Se pueden centralizar y parametrizar a todos por igual. Se empieza creando una carpeta compartida en un servidor, en una ruta común para todos los usuarios. Asignando permisos de lectura para todo aquel que las tenga que utilizar y permiso de escritura a los responsables de su mantenimiento. Copiar las diferentes plantillas corporativas en esta ruta. Se pueden crear subcarpetas para diferentes departamentos o temáticas, asignando permisos diferentes, si es necesario. Cuando un responsable modifique la plantilla automáticamente todos la tendrán actualizada, sin necesidad de comprobar versiones ni copiar archivos arriba y abajo.
Para asignar la carpeta compartida como plantillas de grupo manualmente en la suite ofimática. Se utiliza una de las aplicaciones, por ejemplo el Microsoft Word para acceder a las opciones de la aplicación. Localizar la opción Avanzadas > General > Ubicación de archivos. Modificar la ruta de Plantillas de grupo haciendo clic en el botón Modificar y aceptar las modificaciones con los botones Aceptar. ¡Y así en todos los usuarios!
Para hacerlo con la directiva de grupo de Active Directory, localizar el parámetro Configuración de usuario > Directivas > Plantillas administrativas > Microsoft Office … > Rutas compartidas
Editar el parámetro Ruta de las plantillas de grupo de trabajo haciendo clic dos veces sobre ella.
Modificar la Ruta de acceso de plantillas del grupo de trabajo, habilitando el parámetro y indicando la ruta UNC (de red compartida) donde se ubican las plantillas comunes a todos. Hacer clic en el botón Aceptar.
Cerrar el editor de la directiva de grupo y asignar la nueva directiva al grupo donde hay las máquinas y/o los usuarios, según se hayan modificado los parámetros de Equipo o de Usuario. Botón derecho sobre el dominio o la unidad organizativa y hacer clic en Vincular.
Seleccionar la nueva directiva referente a Microsoft Office y hacer clic en Aceptar para aplicar la nueva directiva. Recordar que los equipos que estén encendidos no cogerán la nueva directiva hasta que se aplique, dependiendo del tiempo de conexión con los controladores de Active Directory. La actualización de la política de grupo se puede forzar ejecutando un GPUPDATE /force desde la consola de sistema.
Aplicada la directiva a los usuarios, si se comprueban las opciones de rutas en las aplicaciones Office, se observa que en plantillas de grupo aparece el recurso de la red indicando por la directiva de grupo.
A partir de aquí, cuando es crear un nuevo documento, por ejemplo con el Word, al pedir la plantilla a utilizar, hacer clic en la opción Personalizado para acceder a las carpetas de las plantillas del usuario (plantillas personalizadas) y las de grupo (plantillas).
Al añadir nuevas plantillas a la carpeta compartida hace que se visualicen automáticamente en todos los equipos, sin necesidad de copiarlas de nuevo.
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Hola,
Estoy creando una Directiva para que se actualice en automático las maquinas y meto en la directiva «Ruta Acceso de actualización» «\\srv-wsus\office2016» que es la misma que ejecuto en el XML del ODT «UpdatePath=\\srv-wsus\Office2016» , si ejecuto el ODT manualmente me funciona en cambio desde la directiva no, Que puede ser?. En la directiva solo pongo el path ningún otro parámetro.
Gracias
Hola Iñaki. Permisos en la carpeta compartida! Si lo ejecutas tu lo ejecutas en modo USUARIO, si lo ejecutas por directiva lo ejecuta la MÁQUINA o SERVICIO. ¿Qué permisos tienes en la carpeta compartida? ¿Has revisado que esté la máquina o los servicios de red?
Saludos,
Hola,
en la infraestructura de mi empresa tenemos diversidad de versiones. En torno al 30% de las versiones 2010, 2013 y 2016. ¿es necesario crear una Directiva para cada versión? ¿No se puede unificar?
Gracias.
Puedes crear una única directiva, pero con todas las plantillas específicas de cada versión.