Me voy al cloud público Microsoft Office 365

2 febrero 2016
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Josep Ma Solanes 0
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Me voy a la nube Microsoft Office 365, es una entrada dirigida a todos los públicos para desvanecer las dudas de si poner mis datos en el cloud público o no. No es un manual o tutoría en si, como os tengo acostumbrados, sino más bien la exposición de como ha sido mi experiencia personal y/o familiar al migrar la mayor parte de la infraestructura informática doméstica a esta nube pública.

Esta misma experiencia puede servir para cualquier empresa pequeñita porque hay muchas similitudes en las necesidades, comprobadlo vosostros mismos. Para empresas más grandes, o mucho más grandes, que tienen requerimientos diferentes, Microsoft Office 365 también es una solución, pero no es el objetivo de esta entrada abordar este otro cambio.

Antes de continuar, dejemos claros algunos conceptos a tener en cuenta y que a menudo nos pasan por alto:

Cloud público

Por el solo hecho de decirse nube no se debe pensar que no existe, que es efímero, una «cosa» en el aire, al contrario. Al igual que para guardar los documentos, fotos familiares, etc… compramos discos duros, dispositivos NAS y/o ordenadores más potentes. El cloud público está formada por servidores y discos duros, que permiten guardar nuestros datos y ofrecen diferentes servicios a todos nosotros.

Estos servidores y discos duros son físicos y existen como tales, se pueden tocar. Eso quiere decir que deben estar en algún lugar físico donde, además de consumir electricidad, necesitan refrigeración (digamos que van muy calientes), mantenimiento y que también se estropean. Estos lugares se llaman Datacenters o centros de proceso de datos (CPDs). Igual que lo que podemos tener en nuestra empresa, pero mucho más grande. Con fuertes medidas de seguridad física para entrar y donde todo está duplicado o triplicado (alimentación, refrigeración, etc..). Son verdaderos bunkers, o al menos eso es lo que debéis exigir de un proveedor de nube pública, para estar tranquilos en este aspecto.

Los servidores y discos duros tampoco se quedan cortos en cuanto a medidas de seguridad, todo está duplicado. En el caso que falle o se tenga que parar por mantenimiento, el servicio continúa funcionando en otro servidor y permite acceder a los datos continuamente.

Tampoco se debe pensar que tengamos una máquina para nosotros solitos, sino que las máquinas se comparten con el resto de usuarios, eso sí, sin mezclar pero compartido. No estamos todo el día utilizando el servicio, de esta manera se reparte la carga entre los diferentes servidores. Todo debidamente compartimentado y sin que uno pueda acceder a los datos del otro. De esta forma se puede garantizar una disponibilidad del servicio muy alta, desde cualquier lugar del planeta. ¿Recordáis que os pasa en casa cuando se estropea un disco duro con los datos? ¿O no arranca el ordenador que los guarda? En este caso, cambiando de dispositivo o consiguiendo una nueva conexión a Internet, se sigue teniendo acceso a los datos.

Os dejo el enlace a un video donde enseñan por encima uno de los Datacenters de Microsoft:

Si os apetece, para terminar de matar la curiosidad, podéis dar una vuelta virtual por un Datacenter de Microsoft en esta web interactiva: https://www.microsoft.com/en-us/server-cloud/ms.datacenter.tour/datacenter/intro.html

 

¿Donde están mis datos y, se encuentran seguros en Office365?

Recordad que al ir a buscar una nube pública tenéis que exigir un nivel de servicio de acuerdo al tipo de servicio que utilizáis, para evitar sorpresas en el último momento. En cuánto al cloud público de Microsoft Office 365, ésta es un conjunto de servicios que se consumen directamente como producto final, listos para utilizar sin más. Pero los servicios no salen de la nada, necesitan una infraestructura que los haga funcionar. Microsoft Office 365, como muchos otros, funciona sobre Microsoft Azure, la infraestructura hyperescalar (que gestiona datos a lo bestia, bestia) de Microsoft.

Microsoft Azure se encuentra distribuido en diferentes Datacenters, como los que habéis visto en los videos, por todo el planeta.

Mapa d'ubicació dels Datacenters de Microsoft Azure
Mapa de ubicación de los Datacenters de Microsoft Azure

Normalmente los datos se almacenan en el Datacenter más cercano al país de origen. En el caso de España, normalmente, los datos de Microsoft Office 365 se ubican en los Datacenters de Irlanda y Amsterdam. Y sí, podéis estar tranquilos. Se cumplen un montón de normativas de seguridad de la información.

 

¿Y la «Ley Orgánica de Proteción de Datos Española» (LOPD)?

En este caso, la Agencia Española de Protección de Datos confirma las garantías de privacidad de los servicios en la nube de Microsoft, siendo el primer Datacenter público que recibe esta nominación. Podéis consultar la resolución en este enlace.

¡Desengañémonos, otro trabajo tenemos los informáticos  que ir mirando documento por documento a ver que dice, sólo nos faltaría esta!

También podéis echar un vistazo, casi de obligada lectura, en la guía de servicios cloud de la Agencia de Protección de Datos.

Por cierto, una de las obligaciones del proveedor es dar la posibilidad al usuario de recuperar todos los datos del cloud público en caso de cancelación del servicio.

 

Oye tú, en casa está mejor.

¿Seguro? ¿Lo habéis pensado bien esto? Yo era el primer reticente a hacer el cambio, y aquí me tenéis. A veces el hecho de tenerlo en casa, a la vista, no necesariamente quiere decir que está más seguro, todo depende de las condiciones en que se encuentre y el dinero que nos gastemos en el material y niveles de protección. Así como el mantenimiento que se le haga.

A casa està millor!
Imagen visual de que, a veces, en casa no está mejor. Foto de Jon Ross de Flickr.

 

¡Fantástico, ya me puedo olvidar de las copias de seguridad!

Mal vamos si tenemos esta opinión. Es cierto que los datos del cloud público están protegidas, por muchos sistemas, contra errores físicos, pero no contra mi, y cuando digo «mi» quiere decir cada uno de nosotros.  ¿Cuántas veces he modificado un documento, equivocándome y grabando encima del que era bueno? El hecho que tenga los datos en el cloud público no me exime de tener una copia de seguridad de los mismos en otro lugar, ya esté en un disco duro en casa o en otra nube pública.

El cloud público, al igual que el privado, no es inmune a la pérdida de datos o desastres.

Es necesario, de vez en cuando, hacer una copia de seguridad de los datos. ¡Siempre! Recordad la regla de las copias 3-2-1:

  • Al menos tres copias de los datos. No sirve en diferentes carpetas en el mismo disco duro, tiene que ser en discos y dispositivos separados.
  • En dos formatos diferentes. Tampoco sirve ponerlo todo en discos duros, aunque sean externos, tienen que ser dispositivos diferentes y que, al menos uno, no esté continuamente conectado, como DVD, BlueRay, etc.
  • Una de les copias fuera de la ubicación original. En casa de los padres, de un amigo o a otra nube pública.

Espero que con estas aclaraciones se hayan desvanecido las posibles reticencias, que yo mismo tenía, de enviar la información al cloud público, sin saber donde está y qué puede pasar con la información.

Por cierto, utilizo un servicio de pago, sí. Al igual que haría al comprar un disco duro, ordenador nuevo, reservar el hotel, etc… Es mi responsabilidad asegurar donde pongo mis datos más preciados y no dejarlo en manos de cualquiera, que el día menos pensado pasa alguna cosa y me quede con una mano delante y la otra detrás. ¿Recordáis el caso de MegaUpload? Naturalmente no puedo ir o ver la ubicación física donde están mis datos, pero si guiarme por ciertos criterios de calidad y reputación del proveedor. No es cuestión de casarse con el primero que pasa o que «me lo regala».

 

Haciendo la migración al cloud público

Ei, no corras tanto. Lo primero a tener claro antes de hacer esta migración, como en cualquier implementación informática, es tener claro los servicios que se ofrecen y se quieren ofrecer. No se vale un todo por el todo. Quizás habrá cosas que no se podrán poner en el cloud público, ya sea por la naturaleza en sí de los datos o por las limitaciones de la tecnología.

Exponiendo mi caso particular de la unidad familiar.

  • Siempre hemos tenido datos en archivos, ya sean facturas, folletos informativos que quiero guardar, tutorías de montaje, recetas de cocina, apuntes de cursos, contabilidad, titulaciones y documentos oficiales, etc… Todo alojado, primero en un servidorcillo central, más adelante en el NAS doméstico. Por lo tanto, necesito de un lugar donde continuar guardando los archivos y poder compartir con el resto de los miembros de la familia, eso si, controlando quien tiene acceso. Entre pitos y flautas unos 30 GB.
  • No es un secreto que me gusta la fotografía. Eso quiere decir unas cuantas GB más en el sistema de fotos para revelar, fotos reveladas, bases de datos de indexación, etc… Nada, básicamente unos 2 TB (unos 2000 GB).
  • Con niños estudiando quiere decir más información a almacenar.
  • No es el caso más general de un usuario normal, pero como no puede ser de ninguna otra manera hoy en día, necesitamos de una dirección de correo electrónico. Toda la vida trabajando con Microsoft Exchange se echan de menos muchas cosas en otros servicios. Después de dar muchas vueltas, al final optamos por crear nuestro propio dominio. Primero alojando el correo electrónico en el propio proveedor de Internet, con más o menos acierto. Con la suscripción de Microsoft Office 365 hemos pasado todo el correo familiar a la plataforma.

En resumen, mis necesidades pasan por un repositorio de archivos con diferentes niveles de permisos.

Me dejo algo importante, la conexión a Internet. Hasta hace un mes a ¡¡¡2,5 Mbits!!! Fue una pesadilla de semanas para la carga inicial de los datos. Sin embargo, hecha ésta y sincronizada con un solo ordenador (por la copia de seguridad de la nube), mi día a día era muy fluido. Llegaba un nuevo documento o se creaba uno de nuevo y se enviaba a la nube. Sorprendido muy gratamente en este aspecto.

 

Ahora, con los 300 Mbits, se han acabado completamente los problemas de sincronización en más de un equipo. Es como trabajar con el NAS de casa, pero teniendo los datos en Internet.

 

Los datos han pasado a ser accesibles desde cualquier lugar: en casa, de viaje, con el móvil, en el trabajo, en la escuela, etc… Y para cada uno de los miembros de la familia. Llegado a este punto, sinceramente, ya no vuelvo atrás. La experiencia es muy satisfactoria para todos nosotros y nos hemos acostumbrado muy rápidamente.

El repositorio de información familiar ha ido a parar a una de las cuentas de OneDrive. Con la aplicación de sincronización vamos haciendo copia de seguridad de las modificaciones en dos de los equipos (¿recordáis lo que os he comentado de las copias no?). La cuenta está compartida por todos los miembros de la familia, pudiendo acceder todos fácilmente como con el NAS.

Ni que decir de las ventajas que proporciona Microsoft OneNote a la hora de tomar notas desde cualquier lugar y compartirlas directamente entre nosotros. En estos momentos no podría vivir sin él, es una pasada como ha crecido.

 

¿Qué datos no he subido al cloud público Microsoft Office 365?

Las fotos. Es demasiado pronto para hacer esta subida masiva, no por lo que ocupan en sí, que se puede adquirir más almacenaje, pero si por la potencia necesaria para abrirlas y procesarlas. Las líneas de comunicación, por mucho que vayan a 300 Mb, no me dan esta potencia que sí da un disco duro normal o de estado sólido.

Los datos de aplicaciones concretas, como pueden ser las de contabilidad, que requieren una base de datos local, aún no he encontrado un servicio en el cloud público que se adapte a mis necesidades. El resto, todo se ha ido hacia Office 365, con copia sincronizada en local.

 

Otras opciones del cloud público Microsoft Office 365

No es el caso más general de un usuario normal, pero como no puede ser de ninguna otra manera hoy en día, necesitamos de una dirección de correo electrónico. Toda la vida trabajando con Microsoft Exchange se echan de menos muchas cosas en otros servicios. Después de dar muchas vueltas, al final optamos por crear nuestro propio dominio. Primero alojando el correo electrónico en el propio proveedor de Internet, con más o menos acierto. Con la suscripción de Microsoft Office 365 hemos pasado todo el correo familiar a la plataforma, teniendo todas las ventajas de Microsoft Exchange con Microsoft Outlook. También con copia de seguridad de los datos en local.

Parece una tontería, pero también utilizamos el Skype. Ya sea para hablar con la familia o los amigos, sobre todo cuando hay distancia por el medio. Podemos decir que es bastante útil.

A mis hijas les gusta las opciones que ofrece Sway para crear presentaciones, en qué rompe el esquema habitual de poder imprimir o pensar en un papel como medio de comunicación. Pasando a crear «webs» interactivas con lo que ellas quieren. Eso sí, sorprende cuando te pregunta: papa, tengo que colgar el trabajo en la web del cole, pero no puedo guardarlo en ningún archivo o imprimirlo. Sólo tengo un enlace donde se debe conectar el profesor. Realmente es otra mentalidad a la que nos tenemos que adaptar todos, los tiempos cambian.

 

¿Vale la pena hacer el salto a Microsoft Office 365?

La respuesta es sí, pero sin ser extremistas queriendo pasarlo todo. Como he dicho, antes se tiene que analizar y saber qué se puede pasar y qué no. Escoger con criterio, teniendo las cosas claras y entendiendo las ventajas y riesgos que corremos ayuda mucho a conseguir hacerlo con éxito.

Al principio tenía mis reticencias, y fuertes. No me gustaba lo que sentía o veía y más sabiendo lo que puede haber detrás. Pero el mundo avanza y no se puede parar, ha tocado poner las cosas buenas en una parte de la balanza y las malas en la otra. Y ha ganado la parte buena.

Yo he hecho el cambio a Microsoft Office 365, creo en esta empresa y considero que está haciendo las cosas muy bien en este terreno, por eso he apostado por ella. Pero esto no quiere decir que vosotros tengáis que hacer lo mismo. Coged lo que mejor se adapte a vuestras necesidades y os ofrezcan los servicios que necesitáis.

 

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