Gestionar notas con OneNote o Evernote

Esta entrada está basada en mi experiencia personal y como tal está escrita. Responde, un poco, a la pregunta que me hacen muchos cuando me ven utilizar el OneNote. No se puede considerar, ni es el método único, final, definitivo, etc. Más bien una manera de trabajar que a mi, después de muchos intentos y pruebas, ahora me está funcionando para gestionar anotaciones.

Introducción

En mi día a día tengo que gestionar montones de información o notas de conocimiento para desarrollar tanto mi tarea profesional (¿Cómo se configura el cortafuegos?) como la personal (¿la receta de un plato de pescado?, ¿el regalo que tanto persigue la hija, la talla de ropa de la mujer?).

Al principio todo eran libretas de apuntes, el ya me acordaré, papeles esparcidos, archivos de Word o de texto, enlaces web, correos electrónicos, etc… Total, iba bien cuando generaba un archivo, pero era un caos cuando buscaba la información en que, muchas veces, acababa por no encontrar; haciendo inútil todo el proceso. Para mi era un sistema, pero un sistema que hacía aguas al no conseguir el objetivo principal: encontrar la información exacta en el momento que la necesito.

Un día probando aplicaciones abrí Microsoft OneNote (parte del paquete Microsoft Office) y se me abrieron los ojos a un mundo de posibilidades. A grandes rasgos, la idea es recoger toda la información en páginas, en forma de apuntes. Estas páginas se organizan en libretas que a la vez incluyen grupos de secciones o secciones; como lo que hacía en la escuela cuando estudiaba (libreta de anillas con separadores). Centralizando toda la información en una única aplicación/sitio. Así empecé a crear libretas para cada tema: personal, trabajo, informática, gastronomía, fotografía, cajón de sastre, etc… Estas libretas empezaron a llenarse de información, que clasificaba hacia una libreta/sección o otra según el tema que tocaba. Un ejemplo del tipo de organización que tenía en aquel tiempo:

En el trabajo pasó lo mismo, empecé a crear libretas con información de lo que me llegaba a las manos (proyectos, I+D, ideas). Todo iba bien mientras utilizaba un único portátil para todo (profesional y personal), pero llegó la necesidad de poder compartir información con diferentes ordenadores y/o personas y, en aquella época, Microsoft One no me ofrecía la posibilidad de compartir esta información (finales del 2008).

Buscando encontré Evernote, una aplicación que prácticamente acababa de nacer. Esta me permitió almacenar/centralizar la información en la nube pública, siendo accesible desde diferentes dispositivos. La manera de trabajar es muy parecida a Microsoft OneNote. Cambiando las secciones de las libretas por etiquetas, por lo que no tenía que hacer demasiados cambios en la organización; y teniendo la posibilidad de importar directamente la información de Microsoft OneNote a Evernote. Por lo que migré mi entorno de información a Evernote.

El punto culminante fue con la llegada de la tablet y con ella un consumo de información más intenso. Blogs, búsqueda de información en Internet, información que genero/encuentro en el trabajo, pero que también me sirve para casa y al revés. La información que almacenaba empezaba a crecer y se volvía difícil de clasificarla. Tantos apartados y etiquetas me tomaba mucho tiempo para poner orden y acababa por no hacerlo, dejándolo todo en una única carpeta. Si bien al principio encontraba las cosas con cierta facilidad indicando las palabras clave en la búsqueda de la aplicación, el aumento de información y la falta de clasificación hizo que el sistema empezase a dar muchos resultados, haciéndome difícil escoger exactamente lo que buscaba.

Con el tiempo, la capacidad de almacenaje y la privacidad han cogido importancia. No vale cualquier cosa, es mi información y ha llegado un punto que es vital para mi. Necesito saber donde está y como se cuida la información. Tener unos mínimos de precaución, de la misma manera que no dejaría la libreta de notas perdida en el banco de un parque. Pero para que todo funcione se debe de subir a la nube pública y ser accesible desde ella. Viene a ser como una balanza, se tiene que encontrar el punto de equilibrio entre estos dos factores:

Almacenaje. Cuando hay un cierto volumen de información, trabajar siempre conectado con las «fantásticas» líneas que tenemos…, me ha dado más de un dolor de cabeza de corrupción en la sincronización de libretas grandes. Cada vez se requiere más espacio para almacenar las notas. Lo que empezó siendo 2 MB ha pasado a ser de 3 GB y subiendo.

Privacidad. No todo tiene que estar en Internet. Recordad: «si salís por el cable de vuestro ordenador, deja de ser vuestro y en un momento o otro convertirse en público«. Utilizar la nube pública si, pero también utilizar la privada. No todo puede se público, todos tenemos información que más vale que no vaya a ninguna parte.

¿Como trabajo actualmente?

Utilizo Microsoft OneNote, concretamente la versión 2013 en los ordenadores y la versión móvil para iPhone, iPad o Android. OneNote me permite tener libretas locales, compartir en la red local y compartir en la nube pública mediante Skydrive

He simplificado todas las libretas que tenía en:

Personal (Web). Sincronizada con Skydrive, me permite compartir información con los diferentes ordenadores que utilizo, el móvil y la tablet. Es mi bandeja de entrada, todo lo que capturo desde los diferentes dispositivos va a parar a la sección entrada de esta libreta. Una vez al día clasifico la información de la sección entrada en el sitio que le corresponda. También tengo otras secciones que necesito más a mano (libros para leer, tallas de ropa, música para escuchar, material de un curso que estoy haciendo, etc…).

Familiar. Sincronizada con Skydrive y compartida con la familia, tenemos proyectos comunes: menús, excursiones, celebraciones, lista de la compra, etc… Accesible desde los teléfonos móviles y muy útil para la lista de la compra o encargos.

Profesional. Sincronizada y compartida en la red local de la oficina. Información concreta de tareas por hacer o controlar. Una sección para cada proyecto y toda la información del proyecto hacía allí. Sobre todo, los correos electrónicos!

Gastronomía. Sincronizada y compartida en la red local de casa, ponemos recetas de cocina que vamos encontrando. No acostumbramos a cocinar fuera de casa, por lo que no necesitamos que la libreta esté sincronizada en Internet.

Material de referencia. Sincronizada con Skydrive es lo mejor que he podido hacer, mi core. Es donde va a parar toda la información. Y cuando digo todo es todo, sea personal, profesional, de humor, cursos, técnicas, guías, tutoriales, procedimientos, publicidad, etc…

Libreta Material de referencia

Es mi núcleo del sistema de información, independientemente de la aplicación que se utilice. Se basa en una única libreta con apartados alfabéticos de la A a la Z. Cada apartado tiene subapartados. El propio de la letra y uno para cada tema que requiera más de una hoja. Sin generar estructuras jerárquicas complejas, sino al contrario, simplificando al máximo.

Me explico con un ejemplo. Supongamos que quiero almacenar información relativa al producto Microsoft Exchange. Antes, hubiera creado una libreta: informática, con un apartado titulado Correo electrónico y dentro otro: Exchange. Ahora, sólo creo el apartado Exchange dentro de la carpeta con la letra E y dentro pongo todas las páginas referentes al Exchange. Que se trata de un único tema como puede ser la fibra óptica, abro una página en la carpeta F con el título Fibra Óptica.

En el momento de clasificar, sólo me tengo que preocupar de saber el nombre del tema (Exchange o Fibra Óptica) y enviarlo a la carpeta correspondiente (Exchange o F). Cuando quiero ver todas las entradas referentes a un tema, sólo hay que localizar el nombre de la carpeta y allí está todo.

Crear la Libreta Material de referencia en OneNote

Se detalla el proceso de preparación del entorno y creación de la libreta Material de referencia con la aplicación Microsoft OneNote 2013 edición de escritorio. El proceso es extensible a la versión Web y parecido a Evernote.

Después de la instalación, al iniciar la aplicación, se abre por defecto la libreta «Mi bloc de notas» con la sección «Notas rápidas«. Esta se puede utilizar como bandeja de entrada de todas las notas a guardar. Haciendo clic sobre el nombre de la libreta (Mi bloc de notas), se despliega el menú de opciones de libretas. Se puede fijar haciendo clic en la chincheta.

A las notas rápidas se puede acceder abriendo la libreta y sección o bien, también, haciendo clic en el acceso directo de la parte inferior «Notas rápidas«.

Para crear una nueva libreta se puede hacer desplegando la lista de libretas y seleccionar la opción Agregar el Bloc de notas. O bien, si ya está desplegada la lista de libretas, con el botón derecho del ratón en la parte izquierda, aparece el menú con la opción Nuevo bloc de notas.

Indicar un nombre para la nueva libreta: Material de referencia, y la localización de la libreta (por defecto en el equipo local, dentro de la carpeta Mis documentos\Blocs de notas de OneNote). Hacer clic en el botón Crear bloc de notas.

Se crea una nueva libreta con la sección «Nueva sección 1» y una página en blanco «Sin título«.

Hacer clic sobre el nombre de la libreta y fijar la barra lateral izquierda para trabajar más cómodamente.

Hacer clic dos veces sobre el nombre de la sección Nueva sección 1 para cambiarle el nombre por la letra A.

En el lado lateral izquierdo, sobre la sección A, hacer clic con el botón derecho y seleccionar Nuevo grupo de secciones. El grupo de secciones permite incluir secciones por debajo, no tienen contenido, sólo sirven para organizar.

Seleccionar el nombre y cambiarlo por la letra A.

Nos queda la libreta con una sección (A) que contendrá elementos, y un grupo de secciones (A) que contendrá otras secciones.

Seleccionar con el ratón la sección A y sin dejar el botón, arrastrarlo sobre el grupo de secciones (A). Las secciones se organizan una dentro de otra..

Repetir el proceso con todas las letras, de la A a la Z. Creando el grupo de secciones y dentro de una sección con el mismo nombre y una página en blanco.

Atención cuando se crean las secciones, ya que como se selecciona por defecto la última sección, se puede dar el caso que el nuevo grupo de secciones se crea dentro del grupo de secciones anterior. No pasa nada, una vez creada, con el ratón se mueve sobre el nombre de la libreta y quedan organizados.

¿Que necesito profundizar en una materia? puedo crear un nuevo grupo de secciones debajo del de la letra correspondiente y en su interior las secciones que necesite. En la foto la sección de finanzas.

En cuanto a tomar apuntes, es como el papel. Poner un título en la parte superior y escribir, enganchar o adjuntar lo que venga de gusto (fotografías, PDFs, tablas, archivos, vídeo, voz, dibujar a mano alzada, etc…). Las posibilidades son muy amplias. Además, se guarda solo, no hay que hacer nada más .

Que se quiere escribir una nota rápida. Seleccionar el acceso directo Notas rápidas o, si no estamos en la aplicación, mediante la combinación Windows + N.

Más tarde, si quiero mover la nota, se puede hacer con el ratón cogiendo la página en cuestión y desplazándola a la sección correspondiente. O bien, con la combinación Control + Alt + M y en el cuadro de diálogo que sale, seleccionar la sección donde se quiere mover.

¡Ei! que si se empieza a escribir el nombre de la sección en la parte superior, aparecen debajo las secciones coincidentes de todas las libretas. Si la primera es la correcta, sólo hay que pulsar la tecla INTRO o seleccionar la que se quiere.

Para buscar, en la parte superior derecha, hay un cuadro de texto; se puede acceder con Control + T. Escribiendo lo que se quiere buscar van apareciendo los resultados. Primero los nombres de secciones, después las páginas que contienen la palabra. Mientras no se cierre el cuadro de búsqueda, si se va seleccionando con el ratón cada resultado, va enseñando la página a la que corresponde.

Os he dejado unas pinceladas básicas de OneNote, ahora toca practicar un poco por vosotros mismos y evaluar si os facilita el trabajo.

Escoger entre OneNote o Evernote

No quería despedir la entrada sin diferenciar entre OneNote y Evernote. Los dos funcionan muy bien y desde mi punto de vista son muy válidos para gestionar la información. Para mi OneNote es más ágil para gestionar y compartir libretas fuera de la nube pública; así como añadir información de PDFs, Words, archivos, etc… En cambio Evernote, está más integrado con servicios de nube pública y más orientado a cargar notas.

Ambos tienen una versión gratuita (OneNote gratuito sólo se ofrece como aplicación web mediante Skydrive) y una versión de pago con menos o más capacidad. Si al final es vuestro sistema de referencia, no dudéis en pasar por caja. No hay nada gratuito, lo acabas pagando de una manera o otra (si no sabes que producto o servicio vende una empresa es que tu eres el producto). Microsoft OneNote se adquiere con el paquete o suscripción Office y Evernote haciendo una suscripción en el servicio (mensual o anual).

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Introducción

¿Como trabajo actualmente?

Libreta Material de referencia

Crear la Libreta Material de referencia en OneNote

Escoger entre OneNote o Evernote

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