CatalàDe WordPerfect a Microsoft Word
Antes de entrar en materia sobre la generación de los estilos con Microsoft Word, dejad que os sitúe un poco lo que ha sido mi experiencia con los procesadores de textos para llegar a esta conclusión. Para ir al grano podéis pasar directamente al apartado Preparar Microsoft Word.
Como tantos otros, empecé a utilizar un procesador de textos con el Amstrad CPC 6128. Un procesador de textos, del que no llego a recordar su nombre, arcaico, con códigos de control para hacer cualquier cosa, muy lejos de los actuales, pero que me permitió hacer los trabajos del instituto cuando la mayoría utilizaba máquinas de escribir. Más tarde, ya con un Intel 486, llegó el WordPerfect 5.1. Ohhh. Me enamoré a primera vista. La manera de trabajar con él, las posibilidades, los controladores de impresora, los gráficos, la gestión de los documentos, las tablas, la calidad de los trabajos, los códigos dentro del documento, las fórmulas, etc… Palabras mayores, como los documentos que escribía, ya no eran de 20 páginas y no pasaba nada. Escribías, guardabas e imprimías y todo iba fantástico y así las primeras versiones de Windows (5.1, 5.2… la compra por parte de Novell).
En mis primeros años laborales me harté de hacer documentos y memorias de 150~200 páginas, con tablas, fórmulas, gráficos, imágenes, maquetación, etc… Y nunca, nunca, se me rompió ningún documento.
Pero al WordPerfect le salió un contrincante: Microsoft Word. Al principio estaba allí, al lado, sin estorbar, pero poco a poco, con la implementación de las redes y el pasar de manos de WordPerfect, ganó terreno. Hasta el punto que Microsoft Word cogió la batuta y la mayoría de documentos se empezaron a escribir en Microsoft Word. Y ya se sabe, si me pasas un documento y no lo puedo abrir para hacer mi trabajo, me tengo que proporcionar la herramienta que lo haga. Además, debido a las compatibilidades con los nuevos sistemas operativos y la falta de evolución de la aplicación, lo terminó de matar (en aquellos momentos WordPerfect ya pertenecía a la canadiense Corel); siendo el cambio a Microsoft Word inevitable. Si os interesa, podéis encontrar la historia en la Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/WordPerfect. También os tengo que decir que aún me encuentro usuarios muy satisfechos de WordPerfect, eso sí, con versiones muy viejas (las nuevas no están disponibles en español), sobre todo en el sector de abogados. ¿Por que será?
¿El cambio de WordPerfect a Microsoft Word fué a mejor?
Desde mi experiencia personal, rotundamente NO. NO fue mejor, al contrario. Lo que antes era muy fácil y rápido de hacer se volvió un calvario. No porque Microsoft Word no permitiera escribir, hacer tablas, insertar gráficos, fórmulas, etc… sino por la falta exagerada de MAQUETACIÓN. Que quiero decir, pues que si salías de lo normal de la simple entrada de texto con líneas, el documento empieza a hacer cosas raras. Se descuadra el texto, las fotos aparecen dos o tres páginas arriba o abajo, a la derecha a la izquierda, las tablas tienen vida propia, los párrafos van a la suya, etc… Y no hablamos de hacer documentos, no de 100, sino de 30 páginas. El trabajo tenía que salir y la frustración de tener que hacer las cosas treinta veces no tiene palabras.
Lo que era un placer, se convirtió en una pesadilla.
Lo prové del derecho, del revés, arriba y abajo, siempre con los mismos problemas. Al final palié un poco los documentos trabajando con tablas, evitaba que se descuadrase mucho, pero a la que pasaba de las 28~30 páginas, era como jugar a la ruleta rusa. Hasta que llegó la versión Microsoft Word 2007 y documentos más largos y complejos. La desesperación y frustración fue total. Me planté, esto no podía seguir igual, tenía que haber algo mal. Fue cuando realicé la certificación oficial de Microsoft Word. ¿Cuál fue el resultado? El mismo, no mejoró nada de los problemas que tenía. Con respuestas como que los documentos que pretendía hacer eran complejos, que Microsoft Word es para escribir textos sin demasiadas filigranas, etc… En parte tenían razón y en parte yo me negaba a que una aplicación que cuesta tanto dinero sea tan pobre de medidas. Tenía que haber más gente que le pasase lo mismo que a mi, soy «raro», pero no tanto. Y así fue como encontré a una chica que me abrió los ojos:
¡El problema son los estilos!
Me quedé de piedra cuando me lo dijo. Profundicé en la arquitectura de la aplicación, haciendo pruebas y más pruebas y el resultado era el que deseaba y esperaba. Tanto tiempo perdido, por una cosa tan simple, un mal uso de la aplicación. Lo más frustrante fue que, al menos del entorno donde me muevo, nadie no explica la manera correcta de hacerlo. La gente abre (abría) Microsoft Word y se pone (me ponía) a escribir, a montar el documento sin más. Cuando la manera correcta es planificar la estructura del documento y tener los estilos configurados antes de aplicarlos a las necesidades del documento.
Mucho hablar de WordPerfect y Microsoft Word, pero también hay alternativas en software libre.
El mundo del software libre ha ido evolucionando y hay opciones de procesadores de texto o paquetes de ofimática completos como el OpenOffice y el LibreOffice, entre otros, de calidad, que hacen una gran tarea. He tenido la oportunidad de probarlas y trabajar con ellas.
Mi opinión como usuario: No son Microsoft Office, se me quedan cortas. Y está bien, tiene que ser así, no todos tenemos las mismas necesidades y requerimientos. Casi todos los usuarios, domésticos y una gran parte de profesionales, con estos paquetes tienen más que suficiente. He llegado a ver disparates como comprar un paquete de Microsoft Office a un empleado, que una vez al mes escribe la palabra «Frágil» ocupando toda la hoja A4. ¡No, Microsoft Office, no es para esto! Utilicemos las herramientas que tocan para lo que toca, de la misma manera que no aflojaría un tornillo con unos alicates, arrancaría un árbol con la azada, etc… Lo podría hacer, si, con el mismo resultado, quizás también. Aquí ya cada uno tiene que valorar sus necesidades y requerimientos.
Preparar Microsoft Word
Sólo poner en marcha o crear un documento en blanco con Microsoft Word se carga la plantilla NORMAL.DOT. Esta plantilla es particular de cada usuario. Se ubica dentro de los perfiles, en la ruta: %appdata%\Microsoft\Plantillas. Contiene los estilos base y, si no se dice lo contrario, todos los documentos que genera el usuario hacen referencia. Por lo tanto, si se modifica, pueden variar los documentos generados a partir de ella. Para los documentos particulares del usuario en concreto, hasta aquí todo está correcto. Se modifican los estilos de esta plantilla para obtener el resultado deseado: justificado de los párrafos, idioma, posición de los tabuladores, etc..
¿Pero que pasa con los documentos compartidos por equipos, cuando cada plantilla NORMAL.DOT de cada usuario puede ser diferente? Aquí surgen los problemas de planificación y estilos. Los documentos se vuelven caóticos, se descuadran solos. Se hace copiar y cortar entre partes del mismo documento y aparecen o desaparecen cosas, párrafos corruptos, imágenes fuera de lugar, etc… A muchos os sonará esta situación.
El error: NO DEFINIR UNA PLANTILLA CON LOS ESTILOS CORPORATIVOS, creyendo que todo el mundo tiene la misma plantilla y los mismos estilos cuando no es así. Hay que definir una imagen corporativa, una plantilla de estilos base igual para todos a partir de la cual se generan los documentos, ya sean simples como maestros (adjuntando diferentes archivos).
Crear la plantilla base
A partir de un documento nuevo en blanco (Archivo > Crea > Documento en blanco),
lo guardamos como plantilla (Archivo > Nombra y guarda), indicando en tipo de archivo Plantilla del Word o Plantilla del Word habilitada para macros si debe contener. Asignar un nombre que la identifique fácilmente, en mi caso: JMSolanes base.
Revisar los estilos que se asocian a la plantilla, por defecto los estándar. Abrir el gestor de estilos y hacer clic en el botón de Administra los Estilos.
Hacer clic en el botón Importa o Exporta para acceder al organizador de estilos y macros. Desde él es posible copiar estilos y macros entre plantillas. Asegurar que los nuevos estilos que se crean y modifican quedan dentro de la plantilla que estamos creando y no dentro de la Normal.
En la parte derecha tengo la plantilla con la que estoy trabajando: JMSolanes base. En la parte izquierda, la plantilla en la que quiero copiar o suprimir estilos. Por defecto, la Normal.
Crear los estilos
Con el archivo base preparado, primero se modifica la presentación del documento, el formato de las páginas por defecto (tamaño, márgenes, encabezados, encuadernación, etc…). En la barra de herramientas, seleccionar la pestaña Presentación de la página y hacer clic en la opción de formato de página.
Indicar los márgenes, encuadernación, encabezados y pies, etc… Cuando esté definido, hacer clic en el botón Configuración por defecto.
En el cuadro de diálogo se pregunta de guardar el formato por defecto en la plantilla que estamos creando, no en la normal. Contestar que Sí.
Ahora ya se pueden crear los estilos que se utilizarán en la documentación, el libro de estilo.
Si trabajamos en equipos multi-idioma (Office multi-idioma) debemos tener cuidado en modificar los estilos predeterminados, no es lo mismo «Títol 1» que «Título 1».
Para poner un ejemplo de como crear o modificar los estilos. Botón derecho sobre el estilo Normal y seleccionar Modifica.
Seleccionar Documentos nuevos basados en esta plantilla. Modificar las características del estilo según lo que se requiera:
- Cambiar el tipo de letra, el tamaño, el color.
- La justificación del párrafo, el interlineado o la sangría.
O bien hacer clic en el botón Format, para ir abriendo los diferentes cuadros de opciones y seleccionar según las necesidades. Importante la selección de idioma del documento.
Recordar que el resto de estilos se basan en el Normal y dependerá la corrección ortográfica y gramatical. Lo normal es generar una plantilla base para cada idioma que tengamos que trabajar la documentación: catalán, español, inglés…
Una vez lo damos por bueno, hacer clic en el botón De Acuerdo.
Aconsejo repetir la operación con el estilo Sin espaciado.
Repetir el proceso para TODOS los estilos necesarios. Para evitar conflictos de idioma o plantillas en el nombre del estilo lo identifico como mío añadiendo una inicial o un acabado. Desde la ventana de estilos, hacer clic en el botón crea un estilo nuevo.
Recordar en seleccionar «Documentos nuevos basados en esta plantilla«. Indicar el nombre del estilo: Recuadro (JMSolanes). Seleccionar el tipo de estilo: Párrafo. En qué se basa el estilo (la mayoría se basarán en el normal, para mantener tipografía e idioma). A partir de aquí, según las necesidades: Caracteres, Párrafos, Enlazados, Tablas y Listas.
Desde el administrador de estilos, se pueden modificar y crear los estilos necesarios. Recordar marcar la opción Documentos nuevos basados en esta plantilla.
Estilo Párrafo
Al crear el nuevo estilo, indicar que su tipo es un párrafo.
Por ejemplo, para poner un recuadro en el párrafo, hacer clic en Formato > Párrafo. Indicar una sangría a izquierda y derecha de 5 mm. Hacer clic en de Acuerdo cuando lo tengamos.
Añadir el marco, hacer clic en Format > Borde. Indicar el tipo de línea, color márgenes dentro del cuadro, etc… Hacer clic en de Acuerdo cuando lo tengamos.
Se debe poner especial atención a los títulos o estilos predeterminados, añadiendo un nuevo nombre, ya que, como he dicho anteriormente, el cambio de idioma conlleva el cambio del nombre del estilo y pasar de un equipo a otro hace que se pierdan las referencias.
Estilo Tablas
Más complejos de configurar debido a la cantidad de opciones que pueden tener. Lo más rápido, es crear una nueva tabla (insertar tabla). Con la tabla seleccionada, en la barra de herramientas, hacer clic en la opción Herramientas de Tabla > Diseño. Desplegar las opciones de diseño de tabla y indicar Nuevo estilo de tabla.
Al igual que en los párrafos, se indica el nombre, el tipo de estilo: Tabla y el formato que debe tener la tabla, la fila de encabezado, fila total, primera columna, etc…
En caso de modificar una tabla existente, recordar poner un nombre único porque si se cambia el idioma de la aplicación continúe haciendo referencia al mismo estilo.
Estilo Caracteres
Hago una concesión de no crear un estilo concreto para la negrita, cursiva y subrayado. Para el resto, si: énfasis, código, citaciones, etc…
Estilo Lista
Básicamente dos: puntos i numerado. Los estilos se definen a partir de los botones de lista de la barra de herramientas.
El tipo que se indica es Lista y haciendo clic en el botón de formato, se permite modificar la estructura de niveles.
Crear las plantillas
Definida la plantilla base, se guarda en una ubicación compartida en la red y NO se toca. Como mucho, crear una nueva plantilla base con otro idioma, modificando el estilo Normal para no tener que crear todos los estilos de nuevo. Esta/s plantilla/s no sirven para hacer documentos, son la base para construir, sólo deben contener los estilos.
Primera plantilla
Crear la plantilla para escribir cualquier carta de una sola pàgina. Con Microsoft Word cerrado, seleccionar Archivo > Crea > Personalizado > Hacer clic en Plantillas del Office personalizadas (o Con Microsoft Word cerrado), seleccionar Archivo > Crea > Personalizado > Hacer clic en Plantillas del Office personalizadas (o la ubicación donde se han dejado las plantillas base).
Hacer clic sobre la plantilla base deseada para crear un documento nuevo a partir de ella.
Si lo comparamos con un documento creado con la plantilla normal, se observa que los estilos son diferentes, no tenemos los que se han definido en la plantilla base. Vamos por buen camino.
Se hacen las modificaciones pertinentes: introducir los logos, pies de página, etc…
Al finalizar, se guarda el documento como plantilla: Archivo > Nombra y guarda > Indicar la ruta donde guardar el documento y seleccionar como tipo de archivo Plantilla de Word y se cierra el archivo.
Crear un documento a partir de la plantilla
Con Microsoft Word iniciado, seleccionar Archivo > Crea > Personalizado > Plantillas del Office personalizadas > hacer clic sobre la plantilla que acabamos de crear.
Se crea el nuevo documento con los estilos corporativos.
¿Y si cambiamos de ordenador? ¿o de idioma el Microsoft Word?
El documento nuevo se abre con los estilos y formato esperado. Si observamos los estilos detalladamente, vemos que hay los creados de nuevo y, los de defecto que se han modificado, recuperan el nombre que les hemos dado. De esta forma no se pierden las referencias cuando se cambia de idioma.
En el caso de crear documentos maestro y subordinados, como se basan siempre en la misma plantilla base, se mantiene toda la estructura. Lo mismo pasará si se hace el copiar y cortar entre documentos o dentro del documento. Los estilos no variarán, a no ser que lo haga a partir de otro documento que no se ha generado con la plantilla base.
En algunos equipos de trabajo se llegan a bloquear los estilos para que no se modifiquen o se hagan de nuevos. Las posibilidades están, cada uno que utilice el que mejor le vaya.
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