Tengo un ordenador con un montón de datos (fotos, documentos, facturas, etc…), pero hacer una copia de seguridad simplemente es una tarea que no apetece demasiado, especialmente cuando hay cosas mejores que hacer. ¿No se puede automatizar de alguna manera para que no me tenga que preocupar de este aspecto? ¿No son los ordenadores dispositivos que nos tienen que facilitar la vida? La respuesta es sí, se puede hacer de manera gratuita, rápida y sencilla, según el sistema operativo que se utilice

¿Que necesito para hacer la copia de seguridad?

La copia de seguridad es uno de los elementos que sólo nos acordamos de ella cuando ya es demasiado tarde. Ya se ha perdido un documento, foto, etc… Por lo tanto, evitemos el desastre antes que se produzca. La lista de elementos que se requiere para hacer la copia de seguridad automática:

• Como es obvio, el ordenador del que quiero hacer la copia de seguridad, ya sea portátil o de sobremesa.
• Un sistema operativo moderno, por ejemplo: Microsoft Windows 8.1 Update 1, Apple OS X Mavericks.
• Un disco duro externo USB, e-SATA o FireWire conectado al ordenador o bien un dispositivo NAS conectado en red por lo menos del mismo tamaño  de todos los datos que ser quieren copiar.

Una aclaración sobre la capacidad del disco duro para la copia de seguridad. Suponiendo que el ordenador tenga un disco duro de 250 GB, el disco duro externo debe ser como mínimo de 250 GB para hacer un duplicado exacto, pero que no permitirá guardar más de una copia. Si se quiere conservar un poco de historial en el tiempo y que todo vaya automático, conviene que este disco duro sea un poco más grande que el disco que se quiere copiar, pongamos por caso 500 GB.

Lo mismo pasa con el NAS, debe tener espacio libre suficiente para guardar las copias. Mi sugerencia es presentar un volumen de disco por iSCSI en el ordenador donde tiene que hacer las copias de seguridad, como si se tratase de un disco duro local.

El disco duro o volumen presentado por ISCSI, NO se podrá utilizar para nada más que no sea la COPIA DE SEGURIDAD, el sistema se lo queda para él.

Copia de seguridad con Microsoft Windows 8.1.

Conectado el disco duro al ordenador, lo primero que se debe hacer es comprobar que el sistema operativo lo reconoce correctamente. Botón derecho sobre el símbolo de Windows, en el menú desplegable, seleccionar Administración de discos.

En caso de haber conectado un disco duro sin ningún tipo de formato, el sistema pide para inicializarlo. Seleccionar el disco, tabla de particiones GPT y hacer clic en el botón Aceptar.

Seleccionar el nuevo disco, botón derecho en el espacio NO ASIGNADO, seleccionar Nuevo volumen simple.

Se inicia un asistente para preparar el disco duro, hacer clic en el botón Siguiente.

Indicar el espacio de disco a utilizar. Por defecto indica todo el espacio, lo dejamos así y continuamos. Hacer clic en el botón Siguiente.

Donde se debe montar este nuevo volumen, la famosa letra de unidad, se deja por defecto y continuamos. Hacer clic en el botón Siguiente.

Preparar el sistema de archivos. Este debe de ser NTFS. Etiquetar el nombre del disco, por ejemplo: Copia de seguridad. Y marcar el formato rápido para preparar el sistema de archivos para trabajar. No habilitar compresión de archivos y carpetas. Hacer clic en el botón Siguiente.

Finalizar el asistente de preparar el disco. Hacer clic en el botón Finalizar.

Esperamos un rato corto que el equipo termine de preparar el disco. Cuando termina, en el espacio donde antes ponía no asignado, debe aparecer etiquetada la nueva unidad de disco. Y ya podemos cerrar el administrador de discos.

Botón derecho de nuevo en el símbolo de Windows y seleccionar Panel de control.

Hacer clic en la opción Historial de archivos. Que nos permitirá hacer una copia total del equipo y configurar el historial de archivos de las bibliotecas de usuarios, el escritorio, los contactos y preferidos.

Al iniciar la aplicación por primera vez buscará unidades de disco preparadas para poder hacer la copia de seguridad. Debe seleccionar la que se acaba de preparar.

Antes de iniciar la copia historial de archivos, conviene hacer una imagen de todo el equipo tal y como está en estos momentos. De esta manera, si entra un virus, al instalar una aplicación deja de funcionar el sistema operativo o lo hemos enredado tanto de aplicaciones que no hay quien lo entienda; se puede utilizar esta copia para volverlo a dejar de la manera que está ahora mismo. Hacer clic en la opción Copia de seguridad de imagen del sistema.

Se inicia un asistente para crear la imagen del equipo. Lo primero que hace es buscar un disco duro preparado, el que hemos hecho antes, y lo identifica como destino para la copia. Hacer clic en el botón Siguiente.

Pequeño resumen que hará la copia de los discos duros y particiones del ordenador. Sólo hay que hacer clic en Iniciar la copia de seguridad.

Y esperar hasta que termine. Hacer clic en el botón Cerrar.

Llegados a este punto se puede activar el historial de archivos. Hacer clic en el botón Activar.

A la pregunta de recomendar la unidad a otros miembros del grupo de casa, le contestamos que no. En caso de tener la red configurada del tipo casa (cifra las comunicaciones con los equipos Windows), puede ser interesante disponer de un único disco duro para hacer las copias de todos los equipos de la casa. Recordar que debe tener suficiente capacidad para guardar todos los datos, ya no de un solo equipo sino de todos.

¡Ya está activado! Se ejecuta por primera vez y queda en modo reposo. Se puede acabar de personalizar la configuración haciendo clic en la opción Configuración avanzada.

Repasando las opciones de configuración avanzada:

• Guardar copias de los archivos. Cada cuanto tiempo tiene que hacer una copia de los archivos modificados en la unidad de copia. Por defecto está a 1 hora, però se puede configurar el valor que mejor se nos adapte. Imaginad que comenzáis un trabajo a las 9 de la mañana y a las 12 os dais cuenta que al hacer un copiar y pegar habeis borrado mucha parte de texto bueno por equivocación, però con la mala suerte que has guardado el documento en el disco duro. Con las copias cada hora, sólo perderíais el trabajo de 1 hora, no todas, que ya es mucho, recuperando su contenido.

• Tamaño de la memoria caché sin conexión. En caso que el equipo no tenga conexión con el disco duro de copias de seguridad, reserva un pequeño espacio del disco duro para ir guardando estas copias (por defecto un 5%). Cuando se vuelve a conectar al disco duro de copias le traspasa estos datos. Es bastante útil en el caso de los portátiles, por ejemplo.

• Mantener versiones guardadas. ¿Durante cuanto tiempo se quiere guardar una versión del documento? Aquí cada uno tiene sus necesidades. No obstante, recordad que el espacio es finito, no puedo guardar indefinidamente las copias porque me quedaré sin espacio. Una de las opciones interesantes puede ser dejar las versiones guardadas hasta que se necesite espacio.

La opción Limpiar versiones, permite pasar la escoba, borrando las diferentes versiones que puedan tener los archivos, pero dejando una copia de la ÚLTIMA versión del mismo. Seleccionar la antigüedad de la que deben ser los ficheros para hacer limpieza y hacer clic en el botón Limpieza.

Finalmente queda ver si se produce algún problema durante la copia de archivos. Hacer clic en Abrir registros de eventos del Historial de archivos… nos lleva directamente al visor de eventos donde se registra que pasa.

También es posible omitir alguna carpeta que no nos interesa que se añada la copia de seguridad, seleccionando la opción Excluir carpetas. Añadir las carpetas de dentro de las bibliotecas de las que no se quiere tener copia de seguridad.

Con estos sencillos pasos ya tenemos configurado el Windows para que vaya haciendo copia de seguridad por nosotros.

Probando la copia de seguridad

Para probar la copia de seguridad, opto por crear un pequeño documento de texto en la biblioteca de Documentos con un texto sencillo.

Al que añadiremos unos cuantos párrafos del «Lorem ipsum«. Guardamos el archivo. Para no esperar a que haga la copia del archivo al cabo de una hora (tiempo de programación), se fuerza a que la haga ahora. Ir al Panel de control > Historial de archivos > Hacer clic en la opción Ejecutar ahora.

Volviendo al archivo, borramos todo el texto a partir del 2 párrafo, guardamos y cerramos el archivo. Ui. ¡Ya no funciona el deshacer!

Volver a abrir el Panel de control > Historial de archivos y seleccionar Restaurar archivos personales.

Se visualiza el contenido de las copias de seguridad ordenado por fechas y en pantalla la última versión. En mi caso, 10 de mayo a las 13:23.

Haciendo clic en la flecha hacia la izquierda, retrocedo en el tiempo, por ejemplo al día 10 de mayo a las 12:52.

Abriendo la biblioteca Documentos de las 12:52, la carpeta aparece vacía. Aún no se había creado el archivo.

Vamos adelante con la flecha hacia la derecha sin cambiar de biblioteca. Ahora sí aparece el documento.

Doble clic para ver su contenido. Aquí están todos los párrafos.

¡Es el documento que quiero! Hacer clic en el botón verde. Al existir una versión del propio archivo, pide autorización para sobreescribir el existente. Hacer clic en Reemplazar el archivo en el destino.

En caso de querer mantener las dos versiones, NO se debe hacer clic en el botón verde, sino que hay que marcar el archivo con el botón derecho del ratón y seleccionar Restaurar en…

Indicar la carpeta donde recuperar el archivo. Por ejemplo, el escritorio.

Así nos quedan las dos versiones. La estropeada en la carpeta de documentos con el texto perdido y la recuperada de la copia de seguridad en el escritorio tal como estaba el documento en el momento de hacer la copia.

¿Habéis encontrado complicado su funcionamiento? ¿No? ¿Si? Animaos a programar vuestras copias de seguridad automáticas, os puede quitar más de un dolor de cabeza.

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