Delegar bústia de correu

Delegar la gestió del correu electrònic o bé el calendari a una altra persona no és gens estrany en equips de treball: la secretària gestiona la bústia del seu cap, bústies d’entrada genèriques que al darrera hi ha tot un equip, compartir els calendaris amb els membres de l’equip, etc… Microsoft Exchange permet aquesta funcionalitat de diferents formes segons les necessitats de cadascú.

Diferenciem la forma de fer-ho en tres grups:

Delegar o assignar permisos a elements de la bústia. El propietari de la bústia controla en tot moment els permisos d’accés als seus elements. És ell qui estableix o elimina els permisos.

Permetre enviar en nom de o com a. Es diferencia enviar en nom de, en què qui envia el correu electrònic és l’usuari que ha iniciat sessió, indicant que ho fa en nom de l’altra persona. De l’opció enviar com, en què qui envia el correu electrònic és l’adreça que s’indica en el camp De, sense diferenciar si és realment aquest usuari o un altre qui envia el missatge. En aquest últim supòsit ha de ser l’administrador d’Exchange qui estableix aquest permís. Tenir permisos per enviar correus electrònics no implica tenir permisos per visualitzar el contingut de la bústia.

Accés complet a la bústia. També és un permís que només pot establir l’administrador d’Exchange. En aquest cas, l’usuari al que se li assigna té accés complet, visualitzant la bústia com si fos seva. Tenir accés complet, no vol dir poder enviar correus electrònics (es pot combinar), però si anul·la els permisos de delegar que perden sentit.

Nota LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Española) sobre aquest supòsit. Tècnicament la configuració és possible, no obstant, a nivell d’empresa, cal que disposeu del corresponent full informatiu signat per l’usuari, conforme és conscient que la bústia és de l’empresa i no d’ús particular. Sent accessible per altres usuaris sense previ avís.

Per comprendre millor el seu funcionament utilitzaré dues bústies: el “jefe” i la “secre”. Les següents configuracions es fan en un entorn Microsoft Exchange 2013, amb el client Outlook Web App. Recordo que aquestes funcions es troben disponibles a Microsoft Exchange 2003, 2007 (si teniu algun d’aquest parell ja toca actualitzar!) i 2010. Així com en l’entorn Microsoft Exchange Online.

Delegar des de la bústia de l’usuari

L’usuari accedeix a la seva bústia mitjançant el client de correu electrònic Microsoft Outlook Web App (també Outlook), en aquest cas el “jefe“.

Ell, a l’apartat de correu, selecciona la carpeta a la què vol donar accés a la secretària. Per exemple, la safata d’entrada. Botó dret, seleccionar permisos.

De forma predeterminada, ningú més que el propietari té accés a la carpeta. Clicar el botó Afegir (+).

Introduir l’adreça de correu de la persona a qui es vol delegar l’accés i clicar el botó Afegir.

S’afegeix el nou usuari, però sense permisos. Seleccionar l’usuari, a l’apartat de permisos, opció nivell de permisos, seleccionar un dels rols disponibles.

Per exemple Editor. A la part inferior es detalla el nivell de permisos del rol escollit. Es pot acabar de personalitzar segons les necessitats de cada cas. Clicar el botó Acceptar per aplicar els canvis.

Iniciar sessió a la bústia (Outlook Web App) amb l’usuari “secre“. A priori no s’observa cap canvi a l’entorn. Botó dret damunt del nom de la bústia de la secretària i, al menú d’opcions, clicar a Afegir carpeta compartida.

Indicar l’adreça del “jefe” i clicar el botó Afegir.

Sota la bústia de la secretària apareix una de nova, la del “jefe”. Si despleguem el seu contingut, no visualitzem tota la bústia, sinó només la carpeta a la què s’ha donat permís (la safata d’entrada).

La “secre” pot obrir els correus electrònics de la safata d’entrada de correu electrònic del “jefe”, però pot respondre els seus correus? La resposta és sí, però ho fa amb la seva adreça, no amb la del “jefe”.

Aquesta configuració és útil per la comunicació amb equips de treball, on hi ha una bústia d’entrada principal (comercial, enginyeria, projecteA…) i cada usuari respon amb el seu propi compte.

Ei, però si vull que el correu electrònic l’enviï la secretària com si fos el “jefe”? Es pot fer, és clar, però ho ha de fer un administrador amb les eines d’administració d’Exchange com es veu més endavant en aquesta entrada.

I el calendari?

Tornem a la bústia del “jefe”. En aquest cas a l’apartat de Calendari. Clicar a l’opció Compartir.

A compartir, introduir l’adreça de correu electrònic de la “secre”. El sistema valida l’usuari i permet establir el nivell de permisos. Al igual que amb la carpeta de correu, escollir un dels rols preestablerts.

El més complet és el Delegat, que pot veure totes les cites i gestionar-les. És molt bona opció per poder establir cites privades, en què el delegat veu que la franja està ocupada per una cita privada, però no el contingut de la mateixa. Clicar a Enviar quan tot sigui correcte.

Tornant a la “secre”, a la seva safata d’entrada ha rebut un correu electrònic del “jefe” indicant que ha compartit el seu calendari. Clicant l’opció Afegir calendari fa que es carregui automàticament al seu apartat d’altres calendaris.

La “secre” pot crear noves cites al calendari del “jefe”.

El “jefe” visualitza les noves cites al seu calendari com si ell mateix les hagués creat. També les pot modificar i esborrar, si així ho desitja.

Ara bé, si el “jefe” vol crear una cita que no vegin els delegats, només cal marcar el piscu “Marcar com a privada” de les propietats de la mateixa.

En el calendari del “jefe” es visualitza el contingut, identificant la cita com a privada amb la icona d’un cadenat.

En el calendari de la “secre” es visualitza el contingut de les cites que no són privades, però les que són privades s’indiquen com a tals, sense poder visualitzar ni editar.

Enviar en NOM d’una altra persona

Independentment que es tinguin permisos per visualitzar una bústia, es pot enviar en nom d’una altra persona canviant el camp DE a l’hora de fer el correu electrònic. Es requereixen permisos de delegació específics per poder-ho fer.

El resultat és que el correu electrònic l’envia l’usuari que ha iniciat sessió (en aquest cas “secre”) indicant que ho fa en nom de l’altra persona (el “jefe”).

Aquests permisos, a banda de la delegació que pugui fer el propi usuari, es controlen des de l’administrador d’Exchange. Des de la consola d’administració, apartat Destinataris > Bústies.

Seleccionar la bústia a la que es vol donar permís d’accés a altres persones, la del “jefe”. Clicar el botó Modificar (el llapis).

A les propietats de la bústia, clicar l’opció Delegació de bústies. On es troben tres apartats diferents: Enviar com, enviar en nom de i accés complet.

Analitzem la funcionalitat de cada apartat detingudament:

Enviar com. Les persones que s’afegeixen en aquest apartat poden enviar amb l’adreça de correu electrònic, del “jefe”, com si ho fes ell mateix. Es canvia el DE per l’adreça del “jefe” i s’envia el correu electrònic.

El destinatari rep el correu com si l’hagués enviat la persona propietària de la bústia, no hi ha cap diferència. Enlloc s’especifica el contrari.

Enviar en nom de. La persona a la que se li dóna permís, pot enviar amb l’adreça del “jefe”, però en el correu s’indica que ho fa l’altra persona, la “secre”, en nom del “jefe”.

Accés complet. Correspon als permisos de modificació i visualització del contingut de tota la bústia, sense que el propietari en controli els accessos ni hagi de fer cap acció per autoritzar-ho. L’usuari que té permisos sobre altres bústies les visualitza en el seu client com bústies addicionals seves.

Ull, quan l’accés és complet, les cites privades es tornen normals, es visualitza i es pot editar el seu contingut.

Tornant a la pantalla de gestió de la bústia, no ho he comentat abans, per modificar els permisos és tant senzill com Afegir o eliminar l’usuari o usuaris a l’opció que correspongui. Clicant el botó Guardar per acceptar les modificacions.

T’ha agradat l’article? El pots compartir a les xarxes socials. També pots deixar la teva opinió, comentari o suggeriment. Gràcies!

Delegar des de la bústia de l’usuari

I el calendari?

Enviar en NOM d’una altra persona

Similar Posts by The Author:

Compartir: